Главная | Защита прав потребителя | Дополнительные доказательства в арбитражный суд сопроводительное письмо

Сопроводительные письма к документам: принципы составления и маленькие хитрости


Хранение сопроводительных писем Помимо деловых писем предпринимателю регулярно приходится отправлять государственным служащим и своим контрагентам различные документы. Это могут быть договоры, счета, протоколы, промоматериалы… Иногда эти бумаги можно отправить и без сопутствующих уведомлений и разъяснений, но лучше поступить более предусмотрительно и приложить к документам сопроводительное письмо.

Что это и для чего нужно? Сопроводительное письмо к документам — это вид делового письма, в котором перечисляются и кратко описываются документы в первую очередь те, у которых нет адресной части , отправляемые адресату. В сопроводительном послании указываются названия всех отправляемых документов, а также содержатся инструкции либо рекомендации о том, что получателю с этими бумагами делать.

Сопроводительное письмо выполняет три задачи: Подтверждает факт отправки документов.

Бесплатная консультация юриста

В приложении указывается полный список отправляемых бумаг, поэтому адресат не сможет утверждать, что не получил какой-либо важный акт. Даёт необходимые пояснения получателю. В тексте обязательно должны содержаться указания на то, как поступить с теми или иными бумагами: Позволяет определить срок исполнения благодаря регистрационным данным. В каких случаях без этого документа не обойтись?

Разберём перечисленные пункты подробнее.

молчание Дополнительные доказательства в арбитражный суд сопроводительное письмо Хедрон поощрял

Зачем нужно письмо государственным служащим? Очень часто такое письмо требуют служащие ФНС. Самое интересное, что в Налоговом кодексе подобных требований нет, и практику сдачи уточнённой декларации вместе с сопроводительным посланием неофициально ввели сами инспекторы. В сопроводительном письме они требуют указывать причины корректировок в отчётности. Причём чем существеннее ошибка, тем больше подробностей придётся разъяснить. В идеале предпринимателю нужно дать разъяснения по каждой скорректированной строке декларации.

Если их слишком много, то можно указать только итоговые суммы налога, доплаченной задолженности и пеней. При доплатах наряду с этими данными в письме необходимо назвать реквизиты соответствующих платёжных поручений или даже приложить копии самих платёжек.

она Дополнительные доказательства в арбитражный суд сопроводительное письмо Интересно

В общем, налоговики требуют чуть ли не пространную объяснительную записку, но называется она всё равно сопроводительным письмом. Это некорректно, но что поделать. При обращении в арбитражный суд это послание прилагается к исковому заявлению. Вместе с иском бизнесменам всегда приходится подавать кипу документов — выписки, учредительные бумаги, копии договоров и т.

Удивительно, но факт! Апелляционная жалоба на решение Арбитражного суда г в связи с чем Истец просит вернуть денежные средства, уплаченные им в качестве предоплаты.

Все эти документы нужно перечислить в сопроводительном письме, иначе иск не примут из-за нарушения установленного порядка. Банки требуют письмо при открытии расчётного счёта или в случаях, когда с фирмой происходят важные изменения например, меняется состав участников, организационно-правовая форма и т. Во всех этих случаях предприниматель приносит пакет основных документов, перечень которых указывается в сопроводительном послании. Структура и реквизиты Не следует думать, что сопроводительное письмо — это просто дополнительное уведомление, не имеющее особого значения.

Нет, это полноценное официальное послание, поэтому и оформляться оно должно по тем же принципам, что классическое деловое письмо. Его нужно писать на фирменном бланке с присвоением исходящего регистрационного номера.

Ходатайство о приобщении документов к материалами дела

Унифицированной формы и единого образца нет, так что при составлении обычно опираются на общие принципы деловых посланий. Полный список реквизитов выглядит так: Поскольку установленного образца письма не существует, эти реквизиты нельзя назвать обязательными. Если вы отправляете письмо с документами партнёрам и контрагентам, можно не расписывать полностью все сведения о вашей фирме. А вот при написании сопроводительного письма к документам в налоговую лучше использовать все реквизиты.

Главная часть письма — перечень приложений. Текст же краток и включает в себя две части: Текст послания начинается со стандартных фраз: Тут же указываются названия документов и их реквизиты: Во второй части письма нужно сообщить получателю, как ему надлежит распорядиться документами. Заключительная часть оформляется по стандартной схеме: Подписать письмо можете либо вы как руководитель , либо главный бухгалтер если речь идёт об учётных документах, а получатель — ИФНС. Ещё в заключительной части можно указать исполнителя, если вы хотите, чтобы получатель адресовал возникшие вопросы к нему.

Образец сопроводительного письма к документам можно найти и скачать здесь. Ещё несколько рекомендаций При составлении письма придерживайтесь следующих принципов. Всегда пишите, с какой целью вы отправляете бумаги и что это означает для адресата. Заставлять его вспоминать, а о чём вы с ним договаривались и зачем ему вообще эти документы, невежливо.

Инструктируйте получателя максимально конкретно. Должна быть ясная цель — подписать, передать третьему лицу, составить на основании полученных бумаг договор. Цель не нужно указывать только в сопроводительных письмах для суда и ИФНС. После сообщения о документах можно сделать пояснения и высказать дополнительные просьбы. Упоминать другие деловые вопросы не стоит.

Иногда адресатов несколько, а некоторые из приложений нужно отправить только одному из них. Бывают случаи, когда нужно не только доказать факт отправки, но и выдержать конкретный срок. Подробнее об этом мы поговорим чуть ниже. Ответственность за своевременное составление и отправку сопроводительного письма ложится на предпринимателя, а организация отправки самих документов — на службу делопроизводства.

Деловая этика Как и в классическом деловом письме, в сопроводительном нельзя забывать об этике. Как обращение к получателю, так и просьба произвести определённые действия с документами должны быть облачены в вежливую и корректную форму. Не стоит так писать. Вспомните, что стандартный срок ответа на деловые письма в соответствии с нормами деловой этики варьируется от одного до тридцати дней.

Вы не вправе сокращать его, тем более — столь ультимативно. Но только в тех случаях, когда для ограничения срока есть веские основания, причём эти основания нужно указать. Окончательная фраза будет выглядеть примерно так: Вежливость обязательна не только в сопроводительном письме к документам в арбитражный суд или в другие гос.

Хранение сопроводительных писем Вы получили от партнёра сопроводительное письмо, сверили по нему список полученных документов и убедились, что всё правильно. Что делать с посланием дальше? Поставить отметку об исполнении и поместить в дело. Хранить письмо лучше отдельно от приложений, чтобы не создавать путаницы с бумагами. Что к ним было приложено — без разницы.

Бывает и так, что письмо остаётся на хранение в фирме, а само приложение — нет.

Советы офисному сотруднику:

В сопроводительных письмах, как и в других простых на первый взгляд актах, дьявол кроется в деталях. Отсутствие чётко прописанной цели, неправильное оформление списка приложений, некорректное обращение — всё это относится к грубым нарушениям. Конечно, никто не будет штрафовать вас за неправильную шапку письма, но даже пара маленьких недочётов может затруднить понимание письма и спровоцировать неверную реакцию на него.

Читайте также:

  • Трехстороннее соглашение о замене стороны в договоре поставки образец
  • Договор по доверенности от юридического лица образец
  • Уголовная ответственность за сломанный нос